Comment tenir la trésorerie d'une société de chasse ?
Les cotisations, les recettes et les dépenses se notent au fil de l'année, avec leur justificatif et leur catégorie — celles qu'utilisent habituellement les ACCA, ou les vôtres. Chaque compte bancaire a son solde à jour, les virements entre comptes sont tracés, et le bilan de la saison se lit à tout moment : il est prêt pour l'assemblée générale sans rien recopier.
Ce guide s'adresse au trésorier et à son adjoint ; le président y a accès aussi. Personne d'autre : la trésorerie est le module le plus fermé de l'application.
Ouvrir les comptes et poser le solde de départ
Déclarez chaque compte bancaire de la société — courant, livret, caisse — avec son solde à la date où vous commencez. Ce bilan d'ouverture, actif et passif, est le point zéro : tout ce qui suit s'y ajoute ou s'en retranche, et les soldes restent justes d'une saison à l'autre.
Fixer les tarifs de cotisation
Les tarifs se règlent par société — adhérent, ayant droit, extérieur, invité, ce que prévoient vos statuts. Les cotisations d'une saison se génèrent ensuite en une fois pour tous les adhérents, chacune au tarif qui lui revient.
Encaisser, y compris en plusieurs fois
Un règlement partiel est accepté et le statut de la cotisation suit tout seul : payée, partielle, impayée, exonérée ou offerte. La liste de ceux qui n'ont pas réglé se lit en une fois, sans rapprocher un tableur et un relevé.
Noter chaque dépense avec son justificatif
Chaque recette et chaque dépense reçoit une catégorie — celles du plan habituel des ACCA, complétées par les vôtres — et son justificatif est joint : la facture du ball-trap, le reçu de la carte grise, le ticket du repas. Le jour où la salle pose une question, la pièce est là.
Reprendre l'historique sans tout ressaisir
Le tableur du trésorier précédent s'importe depuis Excel. Les soldes sont tenus sur plusieurs années : on lit la saison en cours, mais aussi celle d'avant, et la tendance.
Lire le bilan et le remettre à l'assemblée
Le bilan de trésorerie — recettes, dépenses, soldes, état des cotisations — se lit à tout moment et rejoint le dossier de l'assemblée générale sans être recopié. C'est le document sur lequel la salle donne quitus au trésorier.
Le trésorier d'une société de chasse est bénévole et engage sa responsabilité sur des comptes qu'il tient le soir. Le but n'est pas de le faire aller plus vite : c'est qu'à tout moment, les comptes soient justes et justifiés.
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