Comment préparer l'assemblée générale d'une ACCA ou d'une société de chasse ?
Le dossier de fin de saison se réunit sur un seul écran : le bilan du plan de chasse, le compte-rendu pour la DDT, le bilan de trésorerie et les comptages, tels que la saison les a produits. Le rapport d'assemblée générale est généré en Word, pré-rempli avec ces chiffres, pour que le secrétaire le relise, le complète et le signe. Le vote, lui, reste dans la salle — à main levée ou à bulletin, comme le prévoient vos statuts.
Ce guide s'adresse au président et au secrétaire. Il repose sur un principe : rien ne se ressaisit pour l'assemblée. Tout ce qui a été noté pendant la saison — bracelets, prélèvements, dépenses, cotisations — est déjà là, et l'AG ne fait que le lire.
Fixer la date et l'inscrire à l'agenda de la société
Créez l'assemblée comme un évènement de la société, avec le lieu et l'heure : elle apparaît dans l'agenda de chaque adhérent. La convocation individuelle reste celle que vos statuts imposent, dans le délai qu'ils prévoient ; l'application vous fournit la liste des adhérents à jour pour l'établir sans oubli.
Arrêter le tableau de la saison
Le bilan du plan de chasse se lit espèce par espèce : bracelets attribués, posés, rendus, avec la comparaison à la saison précédente. Chaque prélèvement a été déclaré et validé au moment où il a eu lieu, si bien que le tableau présenté en séance est celui que la saison a réellement produit.
Sortir le compte-rendu pour la DDT
Le compte-rendu réglementaire attendu par la Direction départementale des territoires se génère depuis le même écran, à partir des mêmes chiffres. Il est joint au dossier de l'assemblée, prêt à être transmis.
Clore la trésorerie
Le bilan de trésorerie présente les recettes et les dépenses par catégorie, le solde de chaque compte bancaire et l'état des cotisations — encaissées, partielles ou impayées. Chaque dépense a son justificatif joint : le trésorier répond aux questions de la salle sans classeur.
Générer le rapport d'assemblée générale en Word
Le rapport est produit en un document Word pré-rempli — rapport moral, bilans, chiffres de la saison — que le secrétaire relit, complète et signe. Le format a été choisi parce qu'il s'ouvre partout : Word, LibreOffice, Pages. Un PDF figé n'aurait pas permis d'y ajouter la phrase qui manque.
Tenir la séance et archiver le procès-verbal
Les résolutions se votent dans la salle, selon vos statuts. Une fois le procès-verbal signé, rangez-le dans la bibliothèque de documents de la société, aux côtés des statuts et des arrêtés : les assemblées passées et leurs procès-verbaux restent consultables par le bureau d'une année sur l'autre.
Une assemblée générale bien préparée ne se joue pas le soir même. Elle se joue en septembre, quand le premier bracelet est enregistré au bon endroit — le reste n'est que lecture.
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