Comment vérifier que chaque adhérent est en règle à l'ouverture ?
La fiche de chaque adhérent porte son permis et sa validité, son assurance, sa validation de la saison auprès de la fédération, sa cotisation et ses certifications — la formation décennale à la sécurité et, pour les chefs de battue, la certification de responsable, valable dix ans. Le chasseur peut lui-même déclarer sa validation depuis son compte ; le bureau n'a plus qu'à constater. Et un chasseur inscrit dans plusieurs sociétés n'a qu'une fiche : ce qu'il déclare vaut pour toutes.
Ce guide s'adresse au président et au secrétaire, à la rentrée. La campagne cynégétique court du 1er juin au 31 mai : c'est sur elle que s'alignent la validation, l'assurance, la cotisation et le plan de chasse.
Tenir la fiche de l'adhérent
Identité, coordonnées, numéro de permis et sa validité, assurance : la fiche complète est saisie une fois. Un chasseur est un compte unique — s'il est adhérent de trois sociétés, les trois voient la même fiche, et une correction faite dans l'une vaut pour les autres.
Laisser l'adhérent déclarer sa validation
Depuis son compte, le chasseur renseigne lui-même sa validation de la saison auprès de la fédération. La modification est tracée comme faite par l'adhérent, et elle se propage à toutes les sociétés où il chasse. Le bureau constate ; il ne court plus après les cartes.
Générer les cotisations de la saison
Les cotisations se créent en une fois pour toute la société, chacune au tarif de son adhérent. Les règlements partiels sont acceptés et le statut suit : payée, partielle, impayée, exonérée, offerte. La liste de ceux qui n'ont pas réglé se lit sans tableur.
Suivre les certifications qui expirent
La formation décennale à la sécurité et la certification de responsable de battue sont portées par la fiche, avec leur validité — dix ans pour la seconde, calculée automatiquement. Elles sont partagées entre sociétés : un chef de battue certifié à Jurançon l'est aussi à Gelos.
Éditer les déclarations nominatives
Tir d'été, battues : les déclarations nominatives attendues par l'administration se génèrent en un courrier officiel au format PDF, prêt à signer, à partir de la liste des adhérents concernés.
Importer plutôt que ressaisir
La liste des adhérents s'importe depuis Excel. Un adhérent dont l'adresse électronique est déjà connue de l'application est rattaché à son compte existant ; les autres reçoivent le leur. Personne ne retape quatre-vingts noms.
Le jour de l'ouverture, le président n'a plus à demander « tu as ta validation ? ». Elle est sur la fiche — et c'est le chasseur qui l'y a mise.
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